תפעול פנסיוני למעסיקים- המדריך מלא למעסיק על שירותי תפעול פנסיונים

נכתב על ידי שי פרץ

כל מעסיק במדינת ישראל מחויב להפריש פנסיה בצורה מסודרת לעובדיו. כאן נכנסים לתמונה התפעול הפנסיוני שנועד לנהל עבור המעסיק את כל נושא הפרשות הפנסיה בצורה מסודרת. רוצים להבין מתי תצטרכו שירותי תפעול פנסיוני? האם לבחור במתפעל פנסיוני או בחברת תפעול פנסיוני? מהם החובות שחלים על המעסיק? ריכזנו עבור המעסיקים בישראל את כל המידע החשוב ביותר בנושא של תפעול פנסיוני למעסיקים בכתבה הבאה.

תוכן עניינים

קבל שיחת ייעוץ ממומחה בתפעול פנסיוני:

מתי המעסיק צריך תפעול פנסיוני?

קודם כל על מנת להבין האם אתם כמעסיקים צריכים להתחיל לטפל בכל נושא הפנסיות של העובדים שלכם כחוק, עשינו סדר וריכזנו את התנאים שבגינם המעסיק צריך להתחיל להפריש פנסיה ולבצע דיווח אחיד בעבור עובדיו.

התנאים הם:

עובד ש/הגיע למעסיק עם פנסיה פעילה אחרי 3 חודשים צריך להפקיד לו רטרו ומי שלא הגיע עם פנסיה פעילה צריך לחכות חצי שנה ואז יצטרך להפריש פנסיה עבור העובד.

נשים מגיל 20 גברים מגיל 21.

גם אם מופיע ריסק זמני זה נחשב פעיל, ריסק זה מצב שהפנסיה ללא הפקדות מעסיק נגיד בין עבודות אז משאירים פעילה על ידי זה שעושים ריסק זמני.

ריסק זמני אוטומטי למשך 5 חודשים, כלומר אם לא היה הפרש של 5 חודשים בין עבודה לעבודה אז יש לו פנסיה פעילה בוודאות- חשוב שהמעסיק ידע.

על העובד להוכיח שקיימת לו פנסיה פעילה, זוהי לא אחריות המעסיק. 

הוא צריך להביא דוחות רבעוניים מחברת הביטוח או בית ההשקעות או לחילופין להגיש דו"ח מסלקה פנסיונית.

חוק התפעול הפנסיוני

על פי חוק הפיקוח על שירותים פיננסיים מטעם רשות שוק ההון, ביטוח וחיסכון בשנת 2016, הגורם שמתפעל את הפנסיה צריך להיות נפרד במהותו מסוכן הביטוח שפותח את קרנות הפנסיה.

עד אז, היה מצב בו סוכנויות ביטוח ופיננסים היו גם פותחות קרנות פנסיה עבור מעסיקים וגם משמשות כגורם המתפעל שמוודא שכל ההפקדות מבוצעות כחוק.

על מנת להגביר את התחרות ולמנוע מצב של ניגוד אינטרסים, הוחלט כי סוכן ביטוח לא יכול גם לפתוח את קרן הפנסיה עבור המעסיק וגם להיות הגורם המתפעל.

המעסיק צריך לעבוד מול שני גופים, סוכן ביטוח שידע לפתוח עבור עובדיו את קרנות הפנסיה בדמי הניהול והתשואות הטובות ביותר וכן גורם מתפעל שיתעסק בכל הטפסים ויוודא מדי חודש שכל ההפקדות לקופות הפנסיה מבוצעות כמתוכנן.

חשוב לדעת, על פי חוק סוכן ביטוח יכול להיות גם גורם מתפעל במידה והוא מקזז את הכסף שמרוויח על שירותי התפעול מהעמלות שמגיעות לו מחברות הביטוח על המוצרים שמכר(קרנות פנסיה ופוליסות ביטוח).

יתר על כן, על פי החוק על המעסיק חלה חובת דיווח בקובץ אחיד על ההפקדות לעובדיו.

הכוונה היא, שהדיווח צריך להיעשות בצורה טכנולוגית, על ידי קובץ אחד שמרכז את כל המידע על ההפקדות של העובדים.

בזכות הניהול המסודר דרך הקובץ, אפשר לראות מדי חודש אם ההפקדות בוצעו כנדרש ובמידה ולא אז יזהו את התקלות שצריך לתקן כדי שההפקדות יבוצעו כנדרש.

החל מפברואר 2023, מעסיק מעל 3 עובדים מחויב בחובת דיווח בקובץ אחיד, כך שכמעט כל מעסיק במשק מחויב.

חשוב שתדעו כמעסיקים שמפברואר 2024, כל מעסיק במשק אפילו אם יש לו עובד אחד- מחויב בחובת דיווח אחיד.

שירותי תפעול פנסיוני

שירותי התפעול הפנסיוני מתחלקים לשני חלקים עיקריים:

ניהול מקיף של כל ההפקדות לקרנות הפנסיה של העובדים

• זמינות מלאה וניהול כל תפעול הפנסיות וההפקדות לקופות במקום המעסיק. המעסיק לא יצטרך להשקיע זמן, משאבים או אנרגיה בניהול ההפקדות ויוכל ליהנות משירותי תפעול פנסיוני שינהלו את הכל עבורו לפי דרישות החוק כך שגם העובדים יהיו מרוצים מהתנהלות מסודרת. שירותי תפעול פנסיוני יסייעו למעסיק רבות בכך שיורידו ממנו את האחריות להפקדות לקופות שלעובדיו וימנעו ממנו להיות חשוף לסיכונים אפשריים- כמו לדוגמא עובד שתובע כי לא הופקד לו כסף לקופה על פי חוק.
• בדיקת תיק ראשונית הכוללת דו"ח מסלקה פנסיונית לכל עובדי החברה, על מנת להתאים עבורם בין הדיווחים לבין המוצרים הפנסיונים שברשותם.
• דיווח למעסיק במקרה בו הקופה אינה עומדת בתקנות, העדכון מגיע כמובן גם לסוכן המטפל. הסוכן והמעסיק צופים בתקלה וצריכים לעדכן את הקופה כך שתהיה תקינה.
• עבודה שוטפת מול רואה החשבון או חשב השכר של המעסיק. תקשורת רציפה מולו כדי לקבל דיווח שוטף אודות כמה צריך להפקיד לכל עובד בחברה, לכל קופה ואיך מתחלקות הפרשות העובד. כך שהדוחות יעברו לתשלום העברה בנקאית ישירות לקופות.
• שירותי התפעול הפנסיונים יהיו אחראיים לשלוח את הדיווחים גם לחברות הביטוח ובתי ההשקעות איתם אתם תבחרו לעבוד בשלב הבא עם מומחה הביטוח.
• בקרה וטיפול בהיזונים חוזרים באופן שוטף כדי שלא יהיו תקלות בשיוך הכספים לקופות.
• סיוע בהפקת טפסי עזר ל 161.
• בדיקת פקדונות, דוחות, פיגורים וכל הבעיות שקיימות משנים קודמות ולטפל בהן. המטרה היא לחסל את כל תקלות הדיווח מהעבר, ליישר קו ולהתחיל לעבוד בצורה מסודרת מכאן והלאה.
• הפקת דוחות צבירת פיצויים\ הפקדות על פי דרישה.
• איתור קופות צמודות מדד(עובדים ותיקים בדרך כלל) ודיווח מדי חודש לחשב השכר על התחזית לגביה בשכר הבא

בחירת קרן הפנסיה הטובה ביותר עבור העובדים

בחלק של בחירת קרן הפנסיה הטובה ביותר עבור העובדים שלכם, תצטרכו להיעזר בסוכן ביטוח מקצועי.

חשוב לעבוד רק מול סוכן ביטוח מומלץ, כזה שאתם יודעים שיש לו ניסיון עם עוד מעסיקים אחרים ושחוות הדעת שלהם עליו היא טובה.

אותו סוכן ביטוח, ידע להציע עבור עובדיך פתיחת קרן פנסיה באחת מחברות הביטוח או בתי ההשקעות המובילים בארץ, תוך דגש על דמי ניהול נמוכים ומסלולים עם תשואות טובות.

רק מעצם העובדה שתתחילו לעבוד עם מומחה ביטוח מקצועי בקרנות הפנסיה של העובדים, הם יודו לכם מאוד- אתם תחסכו לכם עשרות ומאות אלפי ש"ח שהם יהנו מהם בגיל פרישה.

ברגע שהעובד מקבל תנאים טובים בקרן הפנסיה שלו, זה גורם לו להיות מרוצה יותר ממקום העבודה ומהמעסיק שלו.

כדאי שתדעו, העובדים שלכם ירוויחו משירות זה ערך מוסף משמעותי, כיוון שבמקרים רביםם, סוכן הביטוח ידע לזהות גם כפל ביטוחי, פוליסות לא רלוונטיות וכן קופות עם כספים אבודים, כך שיוכל "על הדרך" לטפל בכל הבעיות אצל העובדים שלך ולהבטיח להם תיק ביטוח אידיאלי.

רק מבדיקה זו, ניתן לחסוך עד אלפי ש"ח בשנה.

תפעול פנסיוני מחיר

לשירותי תפעול פנסיוני יש שני סוגי עלויות:

עלויות הקמה:

בדרך כלל יגבו עמלת הקמה של 25-35 ש"ח עבור כל עובד בחברה. עמלת ההקמה היא חד פעמית ומשולמת על ידי המעסיק בתחילת העבודה המשותפת עם שירותי התפעול הפנסיונים.

עלות שוטפת:

מבדיקה שערכנו בשוק, עולה כי עלות שירותי התפעול הפנסיוניים היא 10-20 ש"ח לעובד בתשלום חודשי.

כך שמעסיק שיש לו 20 עובדים ישלם באזור ה- 200-350 ש"ח.

ככל שיש למעסיק יותר עובדים, כך ניתן להשיג הנחה ולשלם פחות בתשלום החודשי עבור כל עובד. ראינו חברות שמציעות למעסיקים מעל 20 עובדים לשלם 10 ש"ח עבור התשלום החודשי לשירותי התפעול הפנסיונים.

חברות תפעול פנסיוני

חברת תפעול פנסיוני, אלה חברות שמנהלות את התפעול הפנסיוני עבור מעסיקים רבים.

חברות אלה בדרך כלל יחזיקו פיתוח טכנולוגי שמאפשר להן לעקוב בצורה מסודרת ודיגיטלית על כל הדיווחים וההפקדות השוטפות של המעסיקים שאיתם עובדים.

חברות תפעול פנסיוני נהנות מכך שהן גדולות ויש להן ניסיון רב בשוק, כך שנתקלו בכל סיטואציה אפשרית אצל מעסיקים.

חשוב שחברת התפעול תדע לעבוד עם כל המכשירים הפנסיונים בשוק כיום, אך חשוב שתהיה לה גם הבנה במכשירים ישנים יותר כיוון שיש עובדים ותיקים ולכן יש צורך בחברת תפעול עם ניסיון רב.

השירותים שחברת תפעול פנסיוני נותנת מפורטים למעלה בתחילת הכתבה.

מתפעל פנסיוני (גורם מתפעל פנסיוני)

מתפעל פנסיוני או בשמו השני בשוק- גורם מתפעל, אחראי באותו צורה על ניהול ההפקדות והדיווח החודשי של המעסיק עבור עובדיו.

ההבדל המהותי הוא שהמתפעל הפנסיוני הוא עצמאי יחיד.

במידה ומעסיק רוצה לעבוד עם מתפעל עצמאי שינהל את ההפקדות לעובדיו, הוא יצטרך לבחור במתפעל פנסיוני.

מתפעל פנסיוני בדרך כלל ייתן שירות למספר מוגבל של מעסיקים כיוון שאין לו את כוח העבודה שיש לחברות תפעול פנסיוני.

העלויות והשירותים של המתפעלים הפנסיונים ושל חברות התפעול הפנסיוני פחות או יותר זהות.

קבל שיחת ייעוץ ממומחה בתפעול פנסיוני: